Allgemeine Geschäftsbedingungen - Lexis WhistleComplete

Allgemeine Geschäftsbedingungen

der LexisNexis Verlag ARD ORAC GmbH & Co KG
für die Nutzung des LexisNexis Hinweisgeber-Tools

Lexis WhistleComplete

(Stand 1. November 2021)

I. Definitionen

  • „Administratoren“ sind jene Personen auf Kundenseite, denen entsprechende Admin-Rechte im System eingeräumt werden.
  • „Admin-Rechte“ sind die Rechte der Administratoren wie im LWC-Handbuch beschrieben.
  • „Baker McKenzie“ ist die Baker McKenzie Rechtsanwälte LLP & Co KG mit Sitz in Wien, die in den Hinweis-Prozess eingebunden ist und in genau definierten Fällen Handlungsempfehlungen an den Kunden weiterleitet. Baker McKenzie ist kein Vertragspartner des Kunden.
  • „Begründeter Verdacht“ liegt vor, wenn .LOUPE im Zuge der Ersteinschätzung feststellt, dass ein Verstoß vorliegen könnte.
  • „Compliance Officer“ sind jene MitarbeiterInnen des Kunden, die Zugriff auf den Compliance Workspace in Lexis WhistleComplete haben und die Hinweise und Fälle seitens des Kunden bearbeiten.
  • Compliance Workspace“ ist der Bereich in Lexis WhistleComplete, auf den nur die Compliance Officer Zugriff haben und eingehende Hinweise eines Nutzers sowie den Status des Hinweises bzw. Falles einsehen und nachverfolgen können.
  • „Ersteinschätzung“ ist die erste inhaltliche Prüfung der schriftlich – über die Eingabemaske von Lexis WhistleComplete – eingehendene Meldung durch .LOUPE, innerhalb der gemäß der WB-RL bzw dem nationalen österreichischen Recht gesetzten Frist nach Eingang der Meldung.
  • „Fall“ bezeichnet den in Lexis WhistleComplete eingetragenen Hinweis ab der Ersteinschätzung
  • „Hinweis“ ist eine Meldung eines Hinweisgebers in Lexis WhistleComplete über den Verdacht eines Verstoßes im Sinne der WB-RL.
  • „Hinweisgeber“ ist ein/e NutzerIn, der/die über Lexis WhistleComplete oder mündlich über Compliance Officer einen Hinweis zu einem den Kunden betreffenden möglichen Verstoß im Sinne der WB-RL abgibt.
  • „Hinweis-Prozess“ ist der unter Punkt III. aufgeführte Ablauf vom Eintrag eines Hinweises bis zum Abschluss des Falles.
  • Kunde ist derjenige, der einen Vertrag mit LexisNexis über die Nutzung von Lexis WhistleComplete abschließt.
  • LexisNexis“ ist die LexisNexis Verlag ARD ORAC GmbH & Co KG, Marxergasse 25, 1030 Wien, Österreich.
  • „Lexis WhistleComplete“ ist das Hinweisgebertool, welches von LexisNexis angeboten wird.
  • „.LOUPE“ ist die fobi solutions GmbH, (Markeninhaber von „.LOUPE – focused on business integrity“) die als Kooperationspartner von LexisNexis die technische Ausgestaltung von Lexis WhistleComplete, die infrastrukturelle Performance und die Ersteinschätzung der eingehenden schriftlichen Hinweise durchführt. .LOUPE ist Inhaber der Gewerbeberechtigung für Unternehmensberatung und zur Durchführung der Ersteinschätzung im Zusammenhang mit dem Thema „Compliance“ berechtigt. .LOUPE ist kein Vertragspartner des Kunden.
  • LWC-Handbuch ist jene Unterlage, die dem Administrator und den Compliance Officern über den Compliance Workspace zur Verfügung steht und die Abläufe in Lexis WhistleComplete erläutert.
  • „Nutzer“ sind festangestellte oder freie oder vorübergehende oder ehemalige MitarbeiterInnen des Kunden oder externe Dritte, wie z.B. GeschäftspartnerInnen, DienstleisterInnen, Kunden/Kundinnen des Kunden etc, denen vom Kunden die Möglichkeit eröffnet wird, Hinweise über einen festgestellten Verstoß über Lexis WhistleComplete zu melden.
  • „Rechercheinhalte“ sind die Inhalte in Lexis WhistleComplete, die der Kunde zusätzlich ausschließlich für den Compliance Officer bei LexisNexis mit einem separaten Vertrag buchen kann.
  • „Verbundene Parteien“ sind LexisNexis und .LOUPE zusammen. Im Hinblick auf die Handlungsempfehlungen durch BM, gilt BM auch als Verbundene Partei.
  • „Verstoß“ hat die Bedeutung gemäß Artikel 2 Absatz 1 a) – c) der WB-RL sowie in der österreichischen Gesetzgebung genannten oder vom Kunden im Vertrag als relevant definierte Normen.
  • „Vorfalls-Code“: Bei Eingang eines Hinweises über Lexis WhistleComplete wird ein Vorfalls Code vergeben. Dabei handelt es sich um einen automatisch generierten Code, der als Schlüssel zum Arbeitsbereich des Hinweisgebers gilt. Er ermöglicht es dem Hinweisgeber in anonymer Form weiterhin über Lexis WhistleComplete den Status seines Hinweises zu verfolgen oder auch weitere Eingaben dazu zu machen.
  • „WB-RL“ (Whistleblowing-Richtlinie) ist die RICHTLINIE (EU) 2019/1937 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.

 II. Allgemeines

  1. Der Kunde schließt mit LexisNexis einen Vertrag über die Nutzung von Lexis WhistleComplete ab. LexisNexis leitet die Informationen des Vertrages zur Ausgestaltung des Systems an .LOUPE weiter. Lexis WhistleComplete beinhaltet die Möglichkeit, für einen Hinweisgeber einen Verstoß im Sinne der WB-RL anonym oder unter Angabe der Kontaktdaten zu melden. Zudem haben die Compliance Officer die Möglichkeit neben der Nutzung von Lexis WhistleComplete auf Rechercheinhalte zuzugreifen. Darüber hinaus steht den Nutzern und Hinweisgebern ein kostenloser Überblick zu den Rechten und Pflichten nach der WB-RL mitsamt der österreichischen Gesetzgebung zum Thema Whistleblowing sowie den Compliance Officern Online-Informationsmaterial von Baker McKenzie zur Verfügung, insbesondere: eine Kurzinformation zu den rechtlichen Grundlagen und eine Checkliste zu internen Untersuchungen. Updates zur Rechtslage werden dem Kunden über Lexis WhistleComplete zur Verfügung gestellt.
  2. Die Bearbeitung der Hinweise in Lexis WhistleComplete erfolgt gemäß des Hinweis-Prozesses unter Punkt III. durch .LOUPE und gegebenenfalls durch Baker McKenzie. Eine Bearbeitung der Hinweise durch LexisNexis findet zu keiner Zeit statt. LexisNexis hat keinen Zugriff auf die Hinweise oder Dokumente, die in Lexis WhistleComplete angefügt werden – sofern nicht für die Vertragsabwicklung erforderlich. Zudem findet weder zwischen .LOUPE und LexisNexis noch Baker McKenzie und LexisNexis ein Informationsaustausch über die eingegangenen Hinweise statt. Lexis WhistleComplete bietet eine höchstumfängliche Vertraulichkeit aller Hinweise gemäß der WB-RL.
  3. Das Vertragsverhältnis wird ausschließlich zwischen dem Kunden und LexisNexis begründet. Es entsteht weder mit .LOUPE noch mit Baker McKenzie ein Vertragsverhältnis, auch kein Vertrag zugunsten Dritter oder ein vertragsähnliches Verhältnis; dies sofern nicht gesonderte Beauftragungen durch den Kunden erfolgen.

III. Hinweis-Prozess

  1. Lexis WhistleComplete bietet Kunden neben den oben genannten Informationen und Schulungsunterlagen einen internen, schriftlichen Meldekanal (Software; Lexis WhistleComplete als Softwarelösung), mitsamt entsprechender Ersteinschätzung und gegebenenfalls weiterer Handlungsempfehlungen durch Baker McKenzie. Sofern der Kunde von der optionalen Möglichkeit der Erweiterung von Lexis WhistleComplete um einen telefonischen Meldekanal keinen Gebrauch macht, hat der Kunde selbst für mündliche Meldemöglichkeiten zu sorgen. Die Einräumung der Möglichkeit von persönlichen Meldungen liegt ausschließlich in der Verantwortung des Kunden.
  2. Der Hinweisgeber hat die Möglichkeit, über Lexis WhistleComplete (unter Angabe der Kontaktdaten oder anonym) – über die hierfür vorgesehene Eingabemaske einen Hinweis zu geben. Der Inhalt des Hinweises selbst ist im Freitext zu verfassen.
  3. Der Hinweisgeber kann mittels des Upload-Buttons und/oder mittels Drag & Drop in Lexis WhistleComplete auch Dokumente anfügen und hochladen.
  4. Die Hinweisgeber erhalten nach Abgabe der Meldung einen Vorfalls-Code, welcher zum Zweck der weiteren Kommunikation mit .LOUPE und/oder den Compliance-Officern sicher aufbewahrt werden muss. Der Kunde stellt im Rahmen der unternehmensinternen Ausrollung von Lexis WhistleComplete sicher, dass Nutzer über den Hinweis-Prozess informiert werden und die Hinweisgeber über die Wichtigkeit des Vorfall-Codes in Kenntnis sind.
  5. Der Hinweisgeber erhält innerhalb von 7 Tagen eine automatisierte Bestätigung des Eingangs des Hinweises.
  6. Gleichzeitig mit der Bestätigung an den Hinweisgeber, erhält auch der Compliance Officer eine automatisierte Meldung, dass ein Hinweis eingegangen ist bzw. wird der Eingang derselben im Compliance Workspace dargestellt.
  7. .LOUPE informiert den Hinweisgeber über den Status der Bearbeitung in einem angemessenen Zeitraum, spätestens aber innerhalb der in Art. 9 Abs. 1 lit f der WB-RL genannten Fristen.
  8. Der Hinweisgeber kann den Status seines Hinweises jederzeit einsehen. Dies erfordert jedoch die Eingabe des erhaltenen Vorfalls-Codes in der hierfür vorgesehenen Eingabemaske.
  9. Bei Rückfragen hat der Hinweisgeber die Möglichkeit, .LOUPE oder – nach erfolgter Ersteinschätzung – die Compliance-Officer über ein Chatfenster in Lexis WhistleComplete zu kontaktieren und/oder Dokumente zu übermitteln.
  10. Der Compliance Officer hat jederzeit Einblick in den aktuellen Status jener Hinweise, die sich im Stadium der Ersteinschätzung befinden. .LOUPE korrespondiert mit den Compliance Officern bei Fragen im Zusammenhang mit der Ersteinschätzung. Die Compliance Officer übernehmen die Fälle nach Abschluss der Ersteinschätzung von .LOUPE oder nach Vorliegen einer Handlungsempfehlung durch Baker McKenzie zur weiteren internen Bearbeitung. Im Rahmen der Ersteinschätzung ist der Kunde verpflichtet, an der Ersteinschätzung mitzuwirken, sollte sich dies als notwendig für .LOUPE darstellen. Die mangelhafte oder fehlende Mitwirkung durch den Kunden geht zu dessen Lasten; in diesem Fall erfolgt die Übergabe der Meldung ohne Ersteinschätzung durch .LOUPE und/oder Handlungsempfehlung durch Baker McKenzie.
  11. .LOUPE trifft nach Abklärung offener Fragen binnen der in Art 9 Abs 1 lit f der WB-RL genannten Fristen eine inhaltliche Ersteinschätzung, ob ein Verstoß vorliegen kann und teilt dies dem Compliance Officer mit. Eine Rechtsberatung und/oder Investigation (vollständige inhaltliche Bearbeitung der Meldung) durch .LOUPE erfolgt nicht.
  12. Der Compliance-Officer hat die Möglichkeit die laufende Ersteinschätzung durch .LOUPE bzw. die Handlungsempfehlung durch Baker McKenzie „abzubrechen“ und auf eigenes Risiko selbst die Ersteinschätzung durchführen. Dazu löst der Compliance-Officer ein Ticket – „Ersteinschätzung abbrechen“ und bestätigt, dass er auf eigenes Risiko die Ersteinschätzung selbst übernimmt. Bestätigt der Compliance Officer den Abbruch der Ersteinschätzung über das Ticket im System, erfolgt kein weiteres Handeln von .LOUPE oder Baker McKenzie.
  13. Der Compliance Officer kann mit .LOUPE über eine Eingabemaske zur jeweiligen Ersteinschätzung kommunizieren (Rückfragen, Anmerkungen). .LOUPE ist in diesem Fall binnen 7 Tagen zu einer Antwort auf diese Eingabe verpflichtet. Zur Beantwortung von Fragen bzw. zu Beratungsdienstleistungen, die über die Ersteinschätzung hinausgehen, ist .LOUPE nicht verpflichtet.
  14. Sollte der Hinweisgeber dem Compliance Officer einen Hinweis mündlich oder persönlich melden, kann der Compliance Officer diesen Hinweis selbst in Lexis WhistleComplete eintragen. In diesem Fall erfolgt die Bearbeitung (so auch der Erstkontakt) ausschließlich über den Compliance Officer. Der Compliance Officer ist sodann selbst dafür verantwortlich und verpflichtet, dem Hinweisgeber den generierten Vorfalls-Code entsprechend mitzuteilen.
  15. Eine mündliche Meldung – in welcher Art und Weise auch immer – direkt an .LOUPE ist nicht vorgesehen. .LOUPE ist nicht verpflichtet, Meldungen, die nicht schriftlich über den hierfür vorgesehenen Meldekanal einlangen, zu bearbeiten.
  16. Lexis WhistleComplete ermöglicht zudem -als eine separat buchbare Funktionalität- technisch einen mündlichen Hinweis des Hinweisgebers via Telefon (integrierter telefonischer Meldekanal) oder das Buchen von Terminen (Kalenderfunktion) beim Compliance Officer. .LOUPE nimmt in diesen Fällen keine Ersteinschätzung vor und erbringt diesbezüglich auch keine Beratungsleistungen. Übernimmt der Compliance-Officer von .LOUPE bzw. nach Vorliegen einer Handlungsempfehlung von Baker McKenzie einen Fall bzw. legt der Compliance-Officer aufgrund telefonischer oder persönlicher Hinweise einen Fall an, erfolgt die Bearbeitung ausschließlich über den Compliance Officer.
  17. .LOUPE informiert den Kunden via „Ampelsystem“ über den aktuellen Status der Ersteinschätzung:
    1. Status grün: Meldung ist eingelangt und wird inhaltlich geprüft. Aktuell kein begründeter Verdacht, dass ein Normenverstoß vorliegt.
    2. Status gelb: Meldung ist in Prüfung. Aufgrund der Angaben des Hinweisgebers bestehen Anhaltspunkte für einen potentiellen Normenverstoß. Ein minder schwerer Compliance Verstoß wird mit dem Compliance Officer abgeklärt.
    3. Status rot: Es liegt ein begründeter Verdacht zu einem Normenverstoß vor.
  18. Im Fall eines begründeten Verdachts (Ampelstatus rot) oder des Nichtwechsels eines Status „gelb“ in Status „grün“ innerhalb von 30 Tagen nach Eingang des Hinweises, informiert .LOUPE Baker McKenzie. Baker McKenzie erhält zunächst nur Informationen über die Identität des Kunden und führt einen sogenannten Conflict Check durch, um eventuelle Interessenkonflikte mit dem Kunden zu identifizieren. Sofern kein Interessenkonflikt vorliegt, erhält Baker McKenzie Zugriff auf den Fall in Lexis WhistleComplete. Im Falle eines Interessenkonfliktes, wird Baker McKenzie keine Handlungsempfehlung abgeben.
  19. Liegt kein Interessenkonflikt vor, gibt Baker McKenzie über Lexis WhistleComplete eine erste Handlungsempfehlung an den Compliance Officer ab.
  20. Im Fall der Meldung eines Hinweisgebers zu einem potentiellen Data Breach gemäß DSGVO liegt ebenfalls ein begründeter Verdacht vor (Ampelstatus rot). Loupe meldet diesen begründeten Verdacht mit der Information an Baker McKenzie auch unverzüglich als Ersteinschätzung an den Compliance Officer (gesetzlich vorgesehene Frist zur Meldung des Verstoßes binnen 72h durch das Unternehmen).
  21. Nach der Bekanntgabe des Ergebnisses der Ersteinschätzung durch .LOUPE und gegebenenfalls der Handlungsempfehlung von Baker McKenzie an den Compliance Officer, ist die Bearbeitung des Falles durch .LOUPE beendet. Die weitere Bearbeitung des Falles liegt dann in der Verantwortung des Compliance Officers. Der Compliance Officer kann die weitere Bearbeitung des Falles in Lexis WhistleComplete vornehmen und den Fall in Lexis WhistleComplete archivieren. Das Festlegen von Löschfristen im Sinne datenschutzrechtlicher Vorgaben obliegt ausschließlich dem Kunden. Nach Ablauf festgelegter Löschfristen löscht Lexis WhistleComplete die entsprechenden Daten automatisch unwiederbringlich (siehe hierzu auch Punkt VI.).
  22. Wünscht der Kunde eine über die erste Handlungsempfehlung hinaus gehende weitere Beratung bzw. die Durchführung einer internen Untersuchung durch Baker McKenzie, ist dazu ein gesonderter Vertrag mit Baker McKenzie abzuschließen. Diese weiteren Leistungen sind nicht Bestandteil dieses Vertrages.
  23. Sollte der Compliance Officer aus seiner Position als Compliance Officer beim Kunden ausscheiden, so ist der Kunde verpflichtet den Zugang des Compliance Officers zu Lexis WhistleComplete zu löschen.

 

 

 IV. Zugang und Implementierung des Zugangs

  1. Der Kunde ist berechtigt, allen Nutzern Zugang zu Lexis WhistleComplete zu gewähren, die gemäß der WB-RL berechtigt sind, einen Hinweis im Sinne der WB-RL abzugeben.
  2. Zudem erhalten die Administratoren und Compliance Officer Zugang zu Lexis WhistleComplete ausschließlich zur Implementierung von Lexis WhistleComplete und zur Bearbeitung der Hinweise gemäß diesem Vertrage.
  3. Für die Implementierung erhält der Kunde einen entsprechenden Link. Mit Übermittlung des Links gilt das System als eingerichtet und übergeben. Der Kunde ist nach Erhalt des Links berechtigt, Lexis WhistleComplete zu implementieren, um den Zugang für alle Nutzer zu gewährleisten. In diesem Zusammenhang empfiehlt sich die Implementierung im Intranet und/oder auf der Website des Kunden (Netzwerkumgebung). Die Nicht-Implementierung befreit den Kunden nicht zur Zahlung des vereinbarten Entgelts gemäß Punkt IX.
  4. Der Kunde ist verantwortlich, den rechtlichen Rahmen zur Implementierung und für den Betrieb von Lexis WhistleComplete im eigenen Unternehmen zu schaffen. Etwaige erforderliche arbeits- und datenschutzrechtliche Maßnahmen obliegen daher dem Kunden (zB Betriebsvereinbarungen, Datenschutzfolgeabstimmungen, Konzernvereinbarungen zur Übermittlung personenbezogener Daten, etc.).
  5. Der Kunde ist verantwortlich, die Zugänge von Compliance Officern zu löschen, sobald diese aus Ihrer Funktion ausscheiden. Scheidet der Administrator aus seiner Funktion aus, ist der Kunde verantwortlich, dies unverzüglich LexisNexis mitzuteilen. LexisNexis wird .LOUPE unverzüglich über das Ausscheiden des Administrators informieren. .LOUPE wird den Administrator löschen.

V. Löschungen

  1. Der Compliance Officer muss für jeden Fall eine Löschfrist gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen festlegen und einhalten. Die Löschfristen muss der Compliance Officer direkt in Lexis WhistleComplete eintragen.
  2. Die Fälle werden nicht länger aufbewahrt, als dies erforderlich und verhältnismäßig ist, um die von dieser WB-RL auferlegten Anforderungen oder andere Anforderungen nach Unionsrecht oder österreichischem Recht zu erfüllen.
  3. Die verbundenen Parteien legen keine Löschfristen fest und verwalten diese auch nicht.

VI. Datensicherheit und Verfügbarkeit

  1. Lexis WhistleComplete entspricht den Anforderungen der WB-RL. Hinweise in Lexis WhistleComplete erfolgen verschlüsselt („encryption at rest“; transportverschlüsselt) und werden ausschließlich in ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren (Amazon AWS) aufbewahrt und bearbeitet.
  2. Zudem entspricht Lexis WhistleComplete den erforderlichen datenschutzrechtlichen Anforderungen (zB DSGVO); dies befreit den Kunden jedoch nicht davon, die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen zur Bearbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb von Lexis WhistleComplete im/für das Unternehmen des Kunden zu schaffen. Lexis WhistleComplete verfügt hierzu über genau definierte und eingeschränkte Autorisierungen der Zugriffsrechte auf Lexis WhistleComplete für alle Parteien.
  3. Lexis WhistleComplete ist 24 Stunden am Tag abrufbar. Ausgenommen davon sind Wartungsarbeiten. Geplante Wartungsarbeiten werden dem Kunden rechtzeitig vorab mitgeteilt. Wartungsarbeiten werden sofern möglich außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen.
  4. Sofern ein Fehler auftritt und/oder Lexis WhistleComplete als Softwarelösung nicht verfügbar ist, ist der Kunde verpflichtet, unverzüglich eine konkrete, nachvollziehbare und genaue Fehlermeldung über die hierfür im System vorgesehene Service-Hotline zu erstatten, die all jene Informationen zu beinhalten hat, die LexisNexis – vertreten durch .LOUPE – in die Lage versetzt, die Fehlerursache einzugrenzen und Strategien zur Fehlerbehebung festzulegen. Dazu zählen insb. Informationen über die Art des Fehlers, die Beschreibung des eigenen Systemzustandes bei Auftreten des Fehlers, die durch den Fehler betroffenen Clients sowie die Häufigkeit des Auftretens des Fehlers. Mit Fehlermeldung wird ein Ticket ausgelöst, welches durch .LOUPE (im Auftrag von LexisNexis) wie folgt bearbeitet wird:
  1. LexisNexis gewährleistet gegenüber dem Kunden während allgemeiner Geschäftszeiten: Mo – Do 9.00 bis 17.00 Uhr; Fr 9.00 bis 13.00 Uhr (MEZ) die Einhaltung der folgenden Reaktionszeiten im Zusammenhang mit der Behebung von Fehlern, welche durch .LOUPE vorgenommen wird:
    • Fehler der Klasse 1 (kritisch) unverzüglich, spätestens jedoch 4 Stunden nach Fehlermeldung,
    • Fehler der Klasse 2 (hoch) spätestens 12 Stunden nach Fehlermeldung,
    • Fehler der Klasse 3 (mittel) spätestens 48 Stunden nach Fehlermeldung
    • Fehler der Klasse 4 (gering) spätestens fünf Tage nach Fehlermeldung.
  2. Als Beginn der Fehlerbehebung gilt dabei der Zugriff auf den Webserver, auf dem Lexis WhistleComplete als Softwarelösung gehostet wird.
  3. Für die Bestimmung der Serviceklassen ist folgende Definition maßgeblich:
    • Gering: Die zweckmäßige Nutzung von Lexis WhistleComplete als Softwarelösung ist ohne Einschränkung möglich. Der Fehler hat keinen oder nur unerheblichen Einfluss auf die Funktionalität und/oder die Sicherheit von Lexis WhistleComplete. Die Nutzung bleibt uneingeschränkt möglich.
    • Mittel: Die zweckmäßige Nutzung von Lexis WhistleComplete als Softwarelösung ist leicht eingeschränkt. Der Fehler hat unwesentlichen Einfluss auf die Funktionalität und/oder die Sicherheit von Lexis WhistleComplete und lässt eine weitere Verwendung mit nur geringen Einschränkungen zu.
    • Hoch: Die zweckmäßige Nutzung von Lexis WhistleComplete als Softwarelösung ist ernstlich eingeschränkt. Der Fehler hat wesentlichen Einfluss auf Funktionen und/oder die Sicherheit von Lexis WhistleComplete, lässt aber eine Weiterverwendung zu.
    • Kritisch: Die Nutzung von Lexis WhistleComplete als Softwarelösung ist zur Gänze nicht möglich oder unzumutbar eingeschränkt. Der Fehler hat schwerwiegenden Einfluss auf wesentliche Funktionen und/oder die Sicherheit von Lexis WhistleComplete; der Hinweis-Prozess kann nicht durchgeführt werden.
  4. Die Zuordnung von Fehlern zu den oben genannten Klassen erfolgt einvernehmlich zwischen LexisNexis und dem Kunden. Können die Parteien keine Einigung herstellen, so sind die Maßnahmen zur Behebung der Störung auf Basis der Einschätzung des Kunden vorzunehmen. Stellt sich jedoch nachträglich heraus, dass diese Einschätzung unrichtig war oder der Fehler im Anwendungsbereich bzw der Sphäre des Kunden liegt, so hat LexisNexis Anspruch auf Ausgleich der durch eine falsche Klassifikation entstandenen Mehrkosten.

VII.  Vertraulichkeit im Sinne des Artikel 16 der WB-RL

  1. Lexis WhistleComplete stellt sicher, dass die Identität des Hinweisgebers ohne dessen ausdrückliche Zustimmung keinen anderen Personen als gegenüber den befugten Personen, die für die Entgegennahme von Hinweisen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zu Hinweisen zuständig sind, offengelegt wird. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität des Hinweisgebers direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.
  2. Die Identität des Hinweisgebers sowie alle anderen in Absatz 1 genannten Informationen dürfen nur dann offengelegt werden, wenn dies nach der WB-RL oder österreichischem Recht eine notwendige und verhältnismäßige Pflicht im Rahmen der Untersuchungen durch nationale Behörden oder von Gerichtsverfahren darstellt, so auch im Hinblick auf die Wahrung der Verteidigungsrechte der betroffenen Person.
  3. Der Kunde ist für die Vertraulichkeit der Hinweise und der Bearbeitung der Hinweise innerhalb seines Unternehmens selbstständig verantwortlich.

VIII. Vertragsdauer und Kündigung

  1. Verträge für die Benutzung von Lexis WhistleComplete werden auf unbestimmte Zeit gegen Zahlung eines Entgelts geschlossen, dass für jedes Kalenderjahr zur Gänze am Anfang des jeweiligen Kalenderjahres in Rechnung gestellt wird.
  2. Das Entgelt für die Nutzung von Lexis WhistleComplete richtet sich nach den mit dem Kunden vereinbarten Preisen. LexisNexis ist berechtigt, die Preise der Ausweitung der dem Kunden zur Verfügung stehenden Services und der Veränderung der Kosten entsprechend anzupassen.
  3. Will LexisNexis die Preise anpassen, wird LexisNexis den Kunden bis jeweils spätestens 10. November jeden Kalenderjahres über die geänderten Preise, die für das nächste Kalenderjahr gelten, schriftlich oder per E-Mail informieren. Wenn der Kunde diese neuen Preise nicht akzeptiert, kann er den Vertrag mit LexisNexis zu LWC gemäß den unten stehenden Bedingungen aufkündigen. Falls der Kunde bis zum 30. November (maßgeblich ist das Datum des Poststempels) nicht kündigt, gelten die neuen Preise als vereinbart. LexisNexis ist damit berechtigt, dem Kunden ab Beginn des nächsten Kalenderjahres LWC gemäß den neuen Preisen in Rechnung zu stellen.
  4. Ein Vertrag über die Benutzung von Lexis WhistleComplete kann erstmals zum Ablauf des ersten dem Vertragsabschluss folgenden vollen Kalenderjahres und danach jeweils zum Ende jedes weiteren Kalenderjahres gekündigt werden. Die Kündigungsfrist beträgt einen Monat.
  5. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung mit sofortiger Wirkung aus einem wichtigen Grund bleibt beiden Parteien vorbehalten. Als ein solcher wichtiger Grund gilt insbesondere die entgegen entsprechender Aufforderung fortgesetzte Verletzung von Vertragsbestimmungen durch den Kunden, z.B. ein Zahlungsverzug trotz Mahnung. LexisNexis kann in solchen Fällen den Zugang des Kunden zu Lexis WhistleComplete unter Berücksichtigung der Schwere des Verstoßes und der berechtigten Interessen des Kunden vorübergehendbis zur Klärung der Vertragsverletzungen sperren. Die Kündigungserklärung ist schriftlich (auch per E-Mail oder Fax) zu richten an:

LexisNexis Verlag ARD ORAC GmbH & Co KG

Marxergasse 25

1030 Wien

Tel: +43 1 53452-0

Fax: +43 1 53452-141

E-Mail: kundenservice@lexisnexis.at

  1. Sollte der Vertrag im Jahre 2021 abgeschlossen werden, so gilt bis zum 31.12.2021 der Vertrag als Testlaufzeit („Testlaufzeit“). Während dieser Testlaufzeit kann der Kunde Lexis WhistleComplete gemäß den Bestimmungen dieses Vertrages implementieren. Der Kunde zahlt während der Testlaufzeit keine Gebühren. Vor dem 15.12.2021 erfolgt keine Bearbeitung allfällig eingelangter Hinweise durch .LOUPE. Alle vor dem 15.12.2021 eingehenden Hinweise liegen ausschließlich in der Verantwortung des Kunden.
  2. Dieser Vertrag kann darüber hinaus durch jede der Parteien schriftlich gekündigt werden:
    1. falls die andere Partei eine wesentliche Verletzung dieses Vertrages begeht und, nach Erhalt einer schriftlichen Mitteilung von der nicht vertragsbrüchigen Partei, in der diese ihre Absicht mitteilt, den Vertrag zu kündigen, falls die Verletzung nicht abgestellt wird, eine solche Verletzung nicht innerhalb von dreißig (30) Tagen abstellt; oder
    2. bei Einleitung eines Insolvenz-, Zwangsverwaltungs- oder Konkursverfahrens durch die andere Partei oder eines anderen Verfahrens zur Regelung von deren Schulden; (ii) bei Einleitung eines solchen Verfahrens gegen die andere Partei, das nicht innerhalb von sechzig (60) Tagen danach abgewiesen oder anderweitig zu deren Gunsten beigelegt wird; (iii) bei Vornahme einer Übertragung des Gesamtvermögens der anderen Partei an die Gläubiger; oder (iv) bei Auflösung oder Einstellung der normalen Geschäftstätigkeit der anderen Partei.
  1. LexisNexis ist berechtigt, diese Vereinbarung ohne Haftung dem Kunden gegenüber zu kündigen, falls ein Teil von Lexis WhistleComplete als ungesetzlich betrachtet wird. LexisNexis kann den Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Ende jedes Kalenderjahres kündigen, wenn die Kooperationsvereinbarung zwischen LexisNexis und .LOUPE vor Ende der Vertragslaufzeit mit dem Kunden beendet wird.

IX. Abtretung

  1. Die Abtretung von Rechten aus diesem Vertrag mit LexisNexis setzt zu ihrer Wirksamkeit die vorherige schriftliche Zustimmung von LexisNexis voraus.
  2. LexisNexis ist berechtigt, den Vertrag jederzeit ohne Zustimmung des Kunden an eine beliebige Gesellschaft innerhalb der RELX Group plc abtreten.

X. Datenschutz

  1. „Datenschutzgesetze“ bedeutet alle anwendbaren Datenschutzgesetze, -verordnungen und andere gesetzliche Bestimmungen. Die Begriffe „personenbezogene Daten“ und „Verarbeitung“ haben die Bedeutung, die ihnen in den Datenschutzgesetzen zugeschrieben wird, und wo der Begriff „personenbezogene Informationen“ verwendet wird, ist er als personenbezogene Daten zu lesen.
  2. Der Kunde, die Administratoren, der Compliance Officer oder die Nutzer werden bei der Bereitstellung personenbezogener Daten an die verbundenen Parteien im Zusammenhang mit den in dem Vertrag festgelegten Zwecken die Datenschutzgesetze einhalten.
  3. Wenn und soweit der Kunde, die Administratoren, der Compliance Officer oder die Nutzer personenbezogene Daten für den Zugang zu Lexis WhistleComplete oder anderweitig zur Verfügung stellen, erkennen diese an, dass diese Informationen von den verbundenen Parteien in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen und der geltenden LexisNexis-Datenschutzrichtlinie unter https://www.lexisnexis.com/global/privacy/privacy-policy.page verarbeitet werden, es sei denn, LexisNexis verarbeitet diese Informationen im Auftrag des Kunden, dann gelten die Bestimmungen der LexisNexis Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung https://www.lexisnexis.com/global/privacy/processing-terms.page .
  4. Wenn und soweit der Kunde personenbezogene Daten an LexisNexis in einem Gebiet außerhalb des Ursprungsgebiets übermittelt, wird davon ausgegangen, dass die Parteien in Bezug auf eine solche Übermittlung die LexisNexis-Datenübermittlungsbedingungen unter https://www.lexisnexis.com/global/privacy/transfer-terms.page abgeschlossen haben, wobei der Kunde der „Datenexporteur“ und LexisNexis der „Datenimporteur“ ist, die optionalen Klauseln entfallen und der Inhalt der anwendbaren Anhänge dem jeweiligen Inhalt der Vereinbarung entspricht, es sei denn, die Parteien können sich auf einen alternativen Übermittlungsmechanismus oder eine andere Grundlage gemäß den Datenschutzgesetzen berufen.
  5. Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an .LOUPE über Lexis WhistleComplete gilt zudem die Selbstverpflichtungserklärung gemäß Art. 28 DSGVO von .LOUPE, die unter dem Link https://loupe.link/docs/loupe-lwc-selbstverpflichtungserklaerung.pdf eingesehen werden kann.

XI. Preise und Zahlungsbedingungen

  1. Sämtliche Preise verstehen sich, soweit nicht ausdrücklich anders angegeben, exklusive Mehrwertsteuer. Die Verrechnung erfolgt in Euro.
  2. Alle Rechnungen sind, soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart, sofort nach Erhalt ohne Skontoabzug zu bezahlen.
  3. Bei einem verschuldeten Zahlungsverzug ist LexisNexis berechtigt solche Mahnspesen zu verrechnen, die zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung erforderlich sind und in einem angemessenen Verhältnis zur angemahnten Forderung stehen (jedoch höchstens EUR 10 pro Mahnung). Sind zwei Mahnungen erfolglos geblieben, wird ein Inkassoinstitut mit der Forderungseintreibung beauftragt. Sämtliche beim Inkassoinstitut anfallenden und uns in Rechnung gestellten Kosten, deren Maximalhöhe sich aus der Verordnung des Bundesministers für wirtschaftliche Angelegenheiten über die Höchstsätze der Inkassoinstituten gebührenden Vergütungenergibt, werden dem schuldhaft in Zahlungsverzug geratenen Kunden auferlegt, sofern diese Kosten angemessen und zur zweckentsprechenden Rechtsverfolgung notwendig sind.
  4. Bei Zahlungsverzug sind Verzugszinsen in Höhe von 14% p.a. vereinbart.
  5. Es steht kein Zurückbehaltungsrecht zu.
  6. LexisNexis ist im Falle eines Zahlungsverzugs nach einmaliger fruchtloser schriftlicher Mahnung bei Ankündigung der sonstigen Sperre unter Setzung einer Nachfrist von 7 Tagen berechtigt, die Erbringung der vertraglichen Leistungen ganz oder teilweise einzustellen.

XII. Haftung/Haftungsausschluss

Für sämtliche sich ergebende Schäden, gleich ob aus Verletzung vertraglicher oder vorvertraglicher Pflichten oder aus unerlaubter Handlung, gilt ausschließlich folgende Haftungsregelung:

  1. Bei Vorsatz, krass grober Fahrlässigkeit, bei einer Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit richtet sich die Haftung nach den gesetzlichen Vorschriften.
  2. Die Haftung beschränkt sich bei schlicht grober Fahrlässigkeit auf den Ersatz des typisch vorhersehbaren Schadens. Ein Ersatz für entgangenen Gewinn und sonstige Folge- oder indirekte Schäden und Kosten ist ausgeschlossen. Der Beweis des Vorliegens von schlicht grober Fahrlässigkeit obliegt der den Ersatzanspruch behauptenden Person.
  3. Darüber hinaus ist bei leichter Fahrlässigkeit die Haftung in jedem Fall ausgeschlossen.
  4. LexisNexis und .LOUPE haften nicht für die Leistungen oder Verletzungen dieses Vertrages, die Baker McKenzie außer halb der Leistungen dieses Vertrages erbringt.
  5. Die verbundenen Parteien haften nicht für die Einträge in Lexis WhistleComplete durch den Administrator, Hinweisgeber, den Compliance Officer oder anderen Nutzern.
  6. Die verbundenen Parteien haften nicht für den Abbruch der Ersteinschätzung bzw. Handlungsempfehlung durch den Compliance-Officers gemäß Ziffer III.12. und das weitere Vorgehen des Compliance-Officers außerhalb der Nutzung von Lexis WhistleComplete oder weitergehende eigene Einträge und eine eigene Ersteinschätzung in Lexis WhistleComplete. Jedwedes Einschreiten des Compliance-Officers in den Ersteinschätzungsprozess (Leistungen von .LOUPE und Baker McKenzie) vor Übergabe des Vorfalles führt automatisch zu einer Haftungsübernahme.
  7. Die verbundenen Parteien haften nicht für versäumte Löschfristen des Compliance Officers.
  8. Die verbundenen Parteien haften nicht für eine Verletzung der Vertraulichkeit im Sinne des Artikel VII. dieses Vertrages, wenn die Verletzung durch den Administrator, den Compliance Officer oder einen Nutzer begangen wurde.
  9. Die verbundenen Parteien haften nicht für Schäden, die daraus entstehen, dass der Kunde den Zugang eines ausgeschiedenen Compliance Officer nicht gelöscht hat und dieser weiterhin Zugang zu Lexis WhistleComplete hat.
  10. Der Kunde ist für den operativen Betrieb von Lexis WhistleComplete selbst verantwortlich und die verbundenen Parteien übernehmen keine – wie auch immer geartete – Haftung für Schäden, die aus einer nachteiligen Anwendung/einem nachteiligen Betrieb durch den Kunden und seine Mitarbeiter, aus einer Nichtbearbeitung von übergebenen oder selbst angelegten Fällen, aus einer nachteiligen Verwendung durch Nutzer, etc. entstehen.
  11. Die verbundenen Parteien übernehmen zudem keine Haftung für fehlende oder mangelhafte Kommunikation bzw. Information beim Kunden im Zusammenhang mit Lexis WhistleComplete. Es obliegt dem Kunden, die Verwendung von Lexis WhistleComplete für Nutzer attraktiv zu gestalten und diese zur Meldung von festgestelltem Fehlverhalten entsprechend zu sensibilisieren.
  12. Die verbundenen Parteien haften nicht für Ausfälle zum Zugang zu Lexis WhistleComplete in der Netzwerkumgebung des Kunden und sofern dies außerhalb des Einflussbereiches der verbundenen Parteien liegt.
  13. Der Kunde ist verpflichtet, regelmäßig, jedoch zumindest wöchentlich, Sicherheitskopien der unter Heranziehung von Lexis WhistleComplete als Softwarelösung verarbeiteten Daten anzufertigen oder anfertigen zu lassen, um seiner Schadenminderungsobliegenheit nachzukommen. Bei Verletzung dieser Obliegenheit ist eine Haftung der verbundenen Unternehmen für daraus resultierende Schäden des Kunden ausgeschlossen.

XIII. Höhere Gewalt

Unbeschadet jeglicher anderer Bestimmungen in diesem Vertrag gilt, mit Ausnahme von Zahlungsverpflichtungen, kein Verzug, keine Verzögerung oder Nichterfüllung seitens einer der Parteien als Verletzung dieses Vertrages, wenn ein solcher Verzug, eine solche Verzögerung oder Nichterfüllung auf Gründen beruht, die durch diese Partei nicht in angemessener Weise beeinflusst werden können („höhere Gewalt“), einschließlich, ohne sich jedoch darauf zu beschränken, solcher Gründe, wie Stromausfälle, Streiks, Aussperrungen oder andere Arbeitskonflikte, Aufstände, zivile Unruhen, Maßnahmen oder Inaktivität von Regierungsbehörden oder Lieferanten, Epidemien, Kriege, Embargos, raues Wetter, Brände, Erdbeben, Naturkatastrophen, Handlungen von Staatsfeinden, Atomkatastrophen, oder Verzug eines Transportunternehmens.

XIV. Änderungen

  1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen können durch schriftliche Vereinbarung zwischen LexisNexis und dem Kunden abgeändert werden.
  2. Ferner behält sich LexisNexis das Recht vor, diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen nach folgendem Verfahren zu ändern: LexisNexis informiert Kunden über Änderungen zumindest zwei Monate vor Inkrafttreten dieser Änderungen über die vom Kunden bekannt gegebene Kontaktadresse (Post oder E-Mail). Innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zugang dieser Information kann der Kunde Verhandlungen über diese geplanten Änderungen verlangen. Geschieht dies nicht, gelten die Änderungen als vereinbart. Auf diese Rechtsfolge wird LexisNexis im Einzelnen nochmals gesondert hinweisen. Wenn in solchen Verhandlungen in angemessener Frist (maximal 21 Kalendertage) kein Ergebnis erzielt wird, haben sowohl der Kunde als auch LexisNexis das Recht, den Vertrag hinsichtlich jener Quellen, die von den Änderungen betroffen sind, mit sofortiger Wirkung zu kündigen. Der übrige Vertrag wird von einer solchen Teilkündigung nicht berührt.

XV.  Unterlassene Geltendmachung von Ansprüchen

Ein Unterlassen der sofortigen Geltendmachung von Ansprüchen stellt keinen Verzicht auf diese Ansprüche dar.

XVI. Rechtswahl

  1. Es gilt ausschließlich österreichisches Recht unter Ausschluss von Verweisungsnormen und unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den Internationalen Warenkauf (CISG; BGBl 1988/96).
  2. Für Unternehmer wird als Gerichtsstand das sachlich in Betracht kommende Gericht für Wien Innere Stadt vereinbart.

XVII.  Salvatorische Klausel, Fortbestand und Produktinformationen

  1. Durch Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.
  2. Ist der Kunde Unternehmer, so gilt ferner folgendes: Jede unwirksame Bestimmung wird durch eine ihr im wirtschaftlichen Ergebnis gleichkommende wirksame Regelung ersetzt, sofern dadurch keine wesentliche Änderung dieser Allgemeine Geschäftsbedingungen herbeigeführt wird.
  3. Alle Bestimmungen, die ihrer Natur nach der Beendigung oder nach dem Ablauf dieses Vertrages natürlich fortbestehen würden, bleiben auch nach Ablauf oder Beendigung dieses Vertrages bestehen.
  4. Die verbundenen Parteien haben das berechtigte Interesse und somit das Recht, den Kunden im Zusammenhang mit zusätzlichen Leistungen und/oder zusätzlichen Produktinformationen (zB Upgrades, Schulungen, Literatur, etc.) zu kontaktieren. Etwaige – hieraus resultierende – Vertragsabschlüsse erfolgen sodann direkt zwischen dem Kunden und der jeweiligen verbundenen Partei.