Checkliste zur Einführung eines Whistleblowing-Systems

Das neue österr. HinweisgeberInnenschutzgesetz sieht vor, dass Firmen ab 50 Beschäftigte ein Hinweisgebersystem einrichten müssen. Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems ist erst der Anfang – zusätzlicher Aufwand und Risiken entstehen vor allem durch die laufende Bearbeitung von Hinweisen.

• Es gilt einen Bearbeitungsprozess zu definieren, gesetzliche Fristen, laufendes Monitoring zu erfüllen, sowie sicherzustellen, dass rechtskonform und inhaltlich richtig abgeklärt wird, ob Hinweise relevant sind.
• Es gelten strenge Vorgaben für Hinweisgebersystem und Hinweisprüfung sowie strikte Abläufe und Informationspflichten.

LexisNexis möchte mit dem Hinweisgebersystem Lexis WhistleComplete diese Herausforderungen abfedern. Zusätzlich möchten wir Sie mit dieser Checkliste unterstützen:

Checkliste zur Einführung eines Whistleblower Systems entsprechend den Anforderungen des HSchG:

• Ermitteln Sie die Anforderungen an das Whistleblower System und erstellen Sie einen Aktionsplan für die Implementierung
  • Bestimmen Sie den Umfang des Systems (Arten der Meldemöglichkeiten: zB Online-Tool; beachten Sie hierbei auch den Zugang für externe Hinweisgeber:innen und berücksichtigen Sie Tochterunternehmen, etc.) und welche Personen und/oder Abteilungen davon betroffen sind.
  • Definieren Sie die Rolle und Verantwortlichkeiten des Compliance-Beauftragten.
  • Beachten Sie die Anforderungen an die Datensicherheit, den Datenschutz und beziehen Sie gegebenenfalls die Betriebsrät:innen mit ein.
  • Erstellen Sie einen Stufenplan mit konkreten Deadlines für die Implementierung eines Hinweisgeberkanals bzw Einholung von Angeboten bei externen Anbietern.
• Welche technischen Voraussetzungen des Tools müssen geprüft werden
  • Eine vertrauenswürdige, sichere und vertrauliche Kommunikationsplattform, um Anzeigen bzw. Hinweise ggfs auch anonym einzureichen.
  • Ein Tool, dass neben einem digitalen Meldekanal auch die Zurverfügungstellung bzw. Verwaltung mündlicher (telefonischer) bzw. persönlicher Meldungen unterstützt.
  • Eine Plattform/ein Tool, die/das ein einfaches Einreichen der Hinweise durch den Hinweisgeber ermöglicht; Stichwort: Benutzerfreundlichkeit.
  • Ein System, das Hinweisgeber:innen über den Status seiner Anzeige auf dem Laufenden hält und das einen gesicherten, anonymen Rückfragekanal – sowie die Möglichkeit eines späteren Informations- und Datenaustauschs – bereitstellt.
  • Ein System, das nur autorisierten Personen den Zugriff auf die Anzeige und die damit verbundenen Daten ermöglicht.
  • Ein System, das die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an die Speicherun/Verarbeitung personenbezogener Daten gewährleistet.
• Legen Sie einen Prozess für Meldungen und die Bearbeitung fest
  • Definieren Sie das Verfahren zur Prüfung, Ersteinschätzung und Verfolgung von Meldungen.
  • Definieren Sie Kriterien zur Einstufung und Bewertung von Meldungen.
  • Definieren Sie Fristen für die Bearbeitung entsprechend dem Hinweisgeber:innenSchutzG und zur Verfolgung von relevanten Hinweisen.
  • Legen Sie Zuständigkeiten fest und definieren Sie Vertretungsregelungen.
• Veröffentlichen Sie eine Whistleblower-Policy
  • Erstellen Sie eine Whistleblower-Richtlinie, die das Verhalten und die Verfahren für Meldungen durch Mitarbeiter:innen und Außenstehende beschreibt.
  • Schulen Sie Ihr Personal in Bezug auf die Richtlinie, einschließlich des Compliance-Beauftragten.