Mit 17. Dezember 2021 soll die EU-Whistleblower-Richtlinie in österreichisches Recht umgesetzt sein: Für Unternehmen ab 250 Mitarbeiter:innen sowie Gemeinden ab 10.000 Einwohnern:innen ist die Bereitstellung eines internen Meldekanals bereits mit 2022 zwingend. Ziel der Richtlinie ist es, Verstöße aufzudecken und Unternehmen die Chance zu geben, rechtzeitig auf internes Fehlverhalten zu reagieren und öffentliche Skandale zu vermeiden.
Whistleblowing-Check as a Service
LexisNexis hat in einem intensiven Prozess gemeinsam mit den Expert:innen von .LOUPE und Baker McKenzie einen digitalen internen Meldekanal als anonymes Full-Service-Hinweisgebersystem entwickelt: Lexis WhistleComplete.
Die Besonderheit: es umfasst eine externe, neutrale Bewertung aller eingehenden Hinweise und die anwaltliche Handlungsempfehlung in kritischen Fällen. Mit der Auslagerung der inhaltlichen Bearbeitung erreichen Unternehmen und Gemeinden die sichere, rechtskonforme Aufklärung aller Hinweise bei reduziertem Risiko und Aufwand. Es ist schnell und einfach eingerichtet, benötigt keine Programmierung oder System-Einbindung und bietet einen fertig definierten Bearbeitungsprozess.
Mag. Susanne Mortimore, CEO von LexisNexis Österreich, sieht den Mehrwert dieser Lösung ganz klar in der Entlastung der Compliance Officer gekoppelt mit einem Höchstmaß an Sicherheit: „Das Lösen von Kundenproblemen mit innovativen Produkten steht bei LexisNexis an erster Stelle. Bei der Entwicklung von Lexis WhistleComplete war es uns besonders wichtig, als erster Anbieter in Österreich überhaupt eine fix-fertige Komplett-Lösung zu entwickeln. Komplett bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Compliance-Verantwortliche alle Anforderungen, Prozesse und Problemstellungen mit einem Tool abbilden können.“ Der gesamte Ablauf kann vollkommen neutral, unparteiisch und unabhängig von firmeninternen Einflussfaktoren oder Verflechtungen abgebildet werden. Alle eingehenden Hinweise werden einer kritischen Erstprüfung durch das Expertenteam von .LOUPE unterzogen. Relevante Hinweise werden von der renommierten Anwaltskanzlei Baker McKenzie nochmals geprüft und gehen gemeinsam mit einer Handlungsempfehlung an den Compliance Officer des Kunden. Dieser Doublecheck bietet dem Compliance Officer in kritischen Situationen umgehend ein Lösungsszenario.
Der „Postkasten im Eck“ hat sich nicht bewährt
Für Prof. DDr. Alexander Petsche, Rechtsanwalt und Partner bei Baker McKenzie, liegen die Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems auf der Hand: „Es ist immer verfügbar und erlaubt ein effizientes Fall-Management. Telefonie-Systeme oder Postkästen, die in irgendeinem Eck aufgehängt werden, haben sich nicht bewährt.“ Man müsse es den Hinweisgebern möglichst leicht machen, Hinweise abzugeben, gleichzeitig absolute Objektivität und Vertraulichkeit, insbesondere hinsichtlich der Identität des Hinweisgebers wahren und innerhalb bestimmter Fristen Rückmeldung zum jeweiligen Hinweis geben. „Lexis WhistleComplete ist in dieser Hinsicht ein Rundum-Sorglos-Paket und sowohl für den Compliance-Anfänger als auch den -Profi bestens geeignet. Das und die Tatsache, dass die Hinweise durch eine völlig neutrale Person bearbeitet werden, ist einzigartig.“, so Petsche.
Whistleblowing-Richtlinie: Nicht Bürde, sondern Chance!
.LOUPE liefert die technische Expertise und zeichnet sich als Unternehmensberatung im Bereich „Compliance“ zudem für die Ersteinschätzung, sprich die Klärung der Frage, ob ein Compliance-relevanter Verstoß vorliegen könnte, verantwortlich. „Die Umsetzung der Whistleblowing-Richtlinie sollte von Unternehmen eigentlich als Chance verstanden werden, bis dato unbekannte Risiken oder Fehlverhalten in der Organisation zu identifizieren und in Zukunft vermeiden zu können.“, erklärt Mag. Martin Reichetseder, CEO von .LOUPE. Mitarbeiter:innen würden ohne Angst und Scheu die Rolle von „Risiko-Managern“ übernehmen, sobald eine Organisation einen richtlinienkonformen Meldeprozess zur Verfügung stellt. „Richtig implementiert und kommuniziert trägt ein Hinweisgebersystem zur Verbesserung der Unternehmenskultur bei und fördert aufgrund der Risikominimierung den Unternehmenserfolg.“, so Reichetseder.
Lexis WhistleComplete: zur kostenlosen Demo
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.LOUPE – focused on business integrity (kurz „.LOUPE)“ ist ein Service und eine Marke der oberösterreichischen fobi solutions GmbH, die neben jahrelanger Erfahrung von Compliance-Officern in großen Industrieunternehmen auch langjährige Expertise in IT-Security mitbringt.
Seit vielen Jahren zählt Baker McKenzie Wien zu den führenden Kanzleien Österreichs. Baker McKenzie wurde als Kanzlei mehrfach ausgezeichnet, zuletzt als Nr 1. Law Firm Brand: World’s strongest law firm brand for 11 years running (Acritas).