Am Montag fand das zweite Legal Tech Update von LexisNexis und Future Law statt. Zum Thema „Bremse oder Turbo Boost? Vertragsmuster und Knowledge Management richtig einsetzen“ diskutierte Sophie Martinetz (Gründerin Future Law) mit Jana Eichmeyer (Eisenberger + Herzog), Maria Lee (CMS Reich-Rohrwig Hainz), Andrea Schwartz (Counsel Global Employment Law Group Western Union), Paul Kampusch (Director Content Management LexisNexis).
Automatisierte Vertragserstellung wird noch selten genutzt. Häufiger ist die Praxis, dass bestehende Vorlagen adaptiert werden. Jana Eichmeyer, Partnerin E+H Eisenberger + Herzog, hat gemeinsam mit LexisNexis den Lexis ContractMaster entwickelt, ein Tool für Vertragserstellung im Arbeitsrecht. Für sie liegt der Vorteil in der automatischen Vertragserstellung ganz klar in der Aktualität und damit bei der Sicherheit für die Klienten. Mustervorlagen sind oft veraltet und gerade am Beispiel Homeoffice zeigt sich, dass auch im Arbeitsrecht immer wieder Aktualisierungen zu berücksichtigen sind. Dr. Eichmeyer bereitet mit ihrem Team die Inhalte zum Thema Arbeitsrecht für den Lexis ContractMaster auf und stellt ihre Expertise zur Verfügung. „Die Vorlagen des Lexis ContractMaster können bei Bedarf durch unternehmensspezifische Klauseln ergänzt werden. Auf diese Weise wird ein Vertrag immer aktuell „neu gemischt“. Wir liefern alle geprüften Cocktail-Zutaten, aber schütteln muss man schon selbst.“ Denn das Tool basiert auf einer Ja/Nein Logik. so wird sichergestellt, dass alle internen Anforderungen an den Vorgang berücksichtigt sind.
Andrea Schwartz, Counsel Global Employment Law Group Western Union, ergänzte um die Inhouse Perspektive. Auch in ihrem Unternehmen wurden durch die Einführung eines Tools Prozesse automatisiert. So konnten die Aktivitäten der HR-Experten weltweit gebündelt werden und viele rund um den Globus gesendete Briefe, E-Mails und Offer Letter seien seither nicht mehr notwendig.
Auch Paul Kampusch, Director Content Management LexisNexis, sah den Pain Point in Bezug auf das Thema Vertragserstellung ganz klar: „Viele Unternehmen bzw. Kanzleien haben zwar Vertragsmuster, wissen aber nicht, ob aktuelle Novellen eingearbeitet wurden oder nicht. Das führt häufig zu peinlichen und teuren Fehlern aufgrund veralteter Klauseln. Mit dem Lexis ContractMaster fällt diese große Sorge weg.“ Dabei war den Produktentwicklern wichtig, dass die rechtliche Relevanz außer Frage steht und ein Experten-Team dahinter ist auf das man sich verlassen kann. Gemeinsam mit dem Entwicklerteam und den Rechts-Experten werden die Anregungen der Kunden in der Weiterentwicklung des Produktes laufend berücksichtigt.
Auch die Prozesse innerhalb der Kanzleien lassen sich durch Legal Tech Tools optimieren. Dies zeigt das Beispiel von CMS Reich-Rohrwig Hainz. Die Knowledge-Managerin der Kanzlei, Maria Lee räumte ein, dass es ab einer gewissen Unternehmensgröße eine Herausforderung ist, das Wissen so zu managen, dass es zum richtigen Moment effizient verfügbar ist. Aber Beispiele aus dem Kanzlei-Alltag zeigen, dass die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen und Muster-Datenbanken schon wesentlich zur Verkürzung von Rechercheprozessen beigetragen haben und die oft strengen Deadlines damit leichter einzuhalten sind. Profitieren würden alle Kanzleimitglieder davon – die jüngeren wir auch die KollegInnen mit mehr Seniorität.
Abschließend rieten die Experten der Diskussionsrunde, dass es wichtig ist sich einen Überblick über die aktuellen Legal Tech Initiativen zu verschaffen. Immer mit der Frage – was passt zu mir? Und es einfach zu probieren. Und dann durch Analysen festzustellen – hat es mir geholfen, sind wir schneller und effizienter? Dabei waren sich alle einig, dass eine gute Kommunikation und das Committment aller Beteiligten Schritt für Schritt zum Erfolg führen können.