Warum ein Unternehmen mit dem ContractMaster auf der sicheren Seite ist

Frau Dr. Eichmeyer, als LexisNexis vor ein paar Jahren an Sie herangetreten ist, ob Sie mit Ihrer Expertise die Verträge und Klauseln für den ContractMaster erstellen möchten, was hat Sie dazu bewogen bei dem Projekt mitzumachen?

Trotz meiner langjährigen Berufserfahrung bin ich laufend mit spannenden und neuen Herausforderungen konfrontiert, was mich freut und auf die Zusammenarbeit mit LexisNexis betreffend ContractMaster zutrifft. Besonders fasziniert war ich von der Kombination zwischen Technik und Recht, wodurch der Zugang zu immer aktuellen „Standard“-Verträgen vereinfacht wird. Legal Tech ist bereits jetzt ein wichtiges Feld in der Rechtspraxis und wird zukünftig immer mehr Anwendungsbereiche für sich beanspruchen. Ich glaube auch, die Herausforderungen im Arbeitsrecht und Bereich HR / Personal werden immer komplexer, immer fordernder. Dafür benötigt man alle Zeit und Energie, die es braucht. Die Entlastung dafür sollte gerade durch AI, LegalTech erfolgen, also überall dort, wo Automatisierung ohne Verlust der rechtlichen Qualität möglich ist.

Nun gibt es den ContractMaster bereits seit ein paar Jahren. Warum führt Ihrer Meinung nach kein Weg am ContractMaster vorbei?

Besonders gelungen finde ich die einfache und praxisorientierte Handhabung. Aus meiner eigenen Erfahrung als Rechtsanwältin kenne ich die Bedürfnisse und Schwierigkeiten, die Unternehmen im Rahmen der Vertragserstellung auf sich nehmen müssen. Die vorgeprüften und immer aktuellen Standardklauseln schaffen Sicherheit und eine gewisse Vertrautheit; die Fragenlogik des ContractMasters berücksichtigt aber auch die verschiedenen Bedürfnisse und Sachverhalte, um für den Einzelfall maßgeschneiderte Vereinbarungen zu erstellen. Um die einfache Handhabung für den einzelnen User zu gewährleisten, werden Vertragsklauseln um erklärende Kommentare ergänzt. Mit dem ContractMaster wird zudem sichergestellt, dass die wichtigsten Punkte einer Vereinbarung auch tatsächlich enthalten sind und keine (uU zur Rechtsunwirksamkeit führenden) Lücken entstehen. Durch die Aktualisierungen werden die Verträge zweimal jährlich an die neuesten Gesetzesbestimmungen und -änderungen sowie die aktuellste Judikatur angepasst. All diese Features tragen dazu bei, dass das Haftungsrisiko der Unternehmen bei der Vertragsgestaltung minimiert wird.

Können Sie uns ein (oder zwei) Beispiele nennen, warum ein Unternehmen mit dem ContractMaster auf der sicheren Seite ist? Welche Fehler, die in der Folge kostspielig sein können, lassen sich durch Verwendung des ContractMaster bei der Vertragserstellung vermeiden?

Durch die Fragenlogik wird – wie gesagt – sichergestellt, dass alle zwingenden und sinnvollen Vertragsbestandteile in der jeweiligen Vereinbarung enthalten sind. Das Fehlen von zwingenden Bestandteilen kann erhebliche finanzielle Auswirkungen zur Folge haben. Zum Beispiel ist eine abgeschlossene Gleitzeitvereinbarung bei Fehlen auch nur einer einzigen, der im Gesetz als notwendig genannten zwingenden Bestandteile gänzlich unwirksam. Folge ist, dass das „normale“ Arbeitszeitmodell mit acht Stunden Normalarbeitszeit zur Anwendung gelangt. Dadurch können Mehr- und Überstunden gerade nicht ausgeglichen , übertragen oder durchgerechnet werden, sondern müssen in weiterer Folge gesondert vergütet werden. Bei Gehältern, die knapp über dem kollektivvertraglichen Mindestgehalt liegen, kann dies insbesondere zu Unterentlohnung, hohen Nachzahlungsansprüchen sowie Verwaltungsstrafen in der Höhe von bis zu EUR 400.000,- führen. Mit dem ContractMaster kann es nicht passieren – die Vorlage würde „aufzeigen“, wenn eine notwendige Klausel fehlt, bzw. diese automatisch hinzufügen.

Was gefällt Ihnen bei der Anwendung des ContractMasters besonders gut?

Der ContractMaster ermöglicht mit seinem Frage-Antwort-System die perfekte, einheitliche Vertragsgestaltung, die dennoch (wo erforderlich) zugeschnitten ist auf den individuellen Bedarf. Unabhängig von der inhaltlichen Komponente kann man den ContractMaster als Kollaborationstool nutzen, und können zB mehrere Personen auf einen (im Entstehen befindlichen) Vertrag zugreifen. So können interne Prozesse firmenindividuell mittels Workflows abgebildet werden. Mit den Workflows kann intern sichergestellt werden, dass alle erforderlichen Genehmigungen ordnungsgemäß eingeholt wurden. Die Genehmigungen können ganz einfach im ContractMaster erteilt werden. Zudem können die finalen Vereinbarungen digital signiert werden. Dadurch ersparen sich die User das Ausdrucken und Einscannen von Verträgen und schonen gleichzeitig die Umwelt. Die gesamte Umsetzung einer Vereinbarung wird so auf den digitalen Weg gebracht.

Sie verwenden in Ihrer Kanzlei selber den ContractMaster, um die Verträge für die Mitarbeiter:innen bei der E+H Rechtsanwälte GmbH zu erstellen. Was schätzen Ihre Mitarbeiter:innen besonders am ContractMaster?

Die Verwendung des ContractMasters bietet uns auch intern die Möglichkeit, zeiteffizienter zu arbeiten. Eine abgestimmte Klausel kann so ohne weitere Überprüfung verwendet werden, ich muss nicht jeden Vertrag ansehen, sondern nur dann, wenn Abweichungen erforderlich sind. Besonders geschätzt wird unter anderem die automatische Anpassung der Klauseln an das jeweilige Geschlecht und an die häufigsten Kollektivverträge. Zudem ist das Hinterlegen von bereits an bestimmte Mitarbeitergruppen angepassten Templates, zum Beispiel des Dienstvertrages, ausgesprochen hilfreich. So können wir zusätzliche Klauseln in die Templates einfügen und laufend wiederverwenden. Die die Kollaboration kann auch ein:e Mitarbeiter:in für alle anderen bereits abgestimmte und freigegeben, individuelle Anpassungen den anderen zugänglich machen, womit auch Austausch und Aktualität gefördert wird.

Vielen Dank für das Gespräch.

Mit dem aktuellen KODEX Diversity & Inclusion und dem Lexis 360® Smart ESG-Paket trägt LexisNexis dazu bei, Unternehmen dabei zu unterstützen, aktuelle Entwicklungen umfassend zu monitoren und sich im neuen Themenfeld ESG vor allem im rechtlichen Bereich auf ganzheitliche Lösungsansätze zu stützen. Denn die Pflicht zur Nachhaltigkeit wirkt sich auch auf die Arbeitsrechtspraxis aus – das Lieferkettensorgfaltsgesetz verpflichtet Arbeitgeber:innen z.B. zur angemessenen Entlohnung, eine EU-Richtlinie verpflichtet zum Diversity-Report und es gilt Equal Pay statt Gender-Pay-Gap – um nur ein paar Themen aufzugreifen.